Almacenamientos en la nube para grupos de trabajo
La nube no es más que un servicio donde se almacenan, administran y se respaldan datos en un sistema de cómputos mediante servidores que son debidamente administrados por los proveedores del servicio. Los datos siempre están a disposición de los usuarios por medio de internet o por una red.
“Muchas veces contamos con un grupo de trabajo o colaboradores que pueden hacer complejas algunas actividades al momento de organizarlas y gestionarlas”.
Los mejores servicios de la nube
La nube y sus ventajas para los grupos de trabajo:
Ahora existen plataformas de gestión en la red que permite el trabajo continuo en equipo, conocer el desarrollo del proyecto, compartir información, crear documentos online. Algunos cuentan con mensajería o servicio de chat.
Existen muchas ventajas de trabajar en línea con estas herramientas, aunque muchos profesionales aún se reúsan al cambio por miedo a perder la información y por ende su trabajo.
Estas ventajas son:
- El almacenamiento en la nube es una de los sistemas más seguros que hay hoy en día.
- Al utilizar el almacenamiento en la nube, puedes trabajar desde cualquier parte.
- Puedes conectarte en cualquier momento y seguir trabajando online sin necesidad de tener que llevar los archivos de un lado a otro, ni exponer tus dispositivos de almacenamientos portátiles a cualquier infección.
- Por otra parte, te permiten trabajar desde páginas web, herramientas para el computador y hasta desde apps para tu dispositivo móvil.
Tipos de almacenamiento en la nube
La nube cuenta con dos tipos de almacenamiento los públicos o gratuitos que son generalmente utilizados por personas individuales y requieren de poco control administrativo.
Este servicio se aloja de manera externa, y se puede acceder mediante internet. Entre los servicios que puedes encontrar están:
- Dropbox; es uno de los servicios con más popularidad en el mundo, y te permite tanto almacenar como compartir archivos en la nube.
- Google Drive; es un servicio que presta google para el almacenamiento de archivos en la nube.
Y los privados que son los más utilizados por empresas, utiliza los formatos On – premise (en la oficina o en la casa). Con estas herramientas la empresa tiene el control administrativo. En consecuencia puede operar y diseñar el sistema de acuerdo a sus necesidades.
La nube como herramienta de gestión de documentos
En la nube se pueden guardar documentos y además de ellos trabajarlos online, pero si el ordenador al cual tienes acceso no cuenta con las mismas herramientas con las que estás trabajando en casa, puedes tener problemas de compatibilidad.
Por tal motivo, además de permitirnos el almacenamiento de la información, es importante que puedas contar con gestores de documentos y trabajar con ellos online. Algunos ejemplos son:
Google Docs – El mejor servicio de Google
Esta herramienta que te pone a tu disposición la nube es compatible con Microsoft office. Su almacenamiento ocurre de forma directa a Google Drive y de esta manera no tienes que estar pendiente de guardar tu trabajo, el solo se sincroniza.
Tiene programas propios de la ofimática como hojas de calculó, presentación, formularios, paginas web y dibujo.
Microsoft 365 – La estrella de Microsoft
Para aquellas personas que trabajan con software privativo. La Microsoft ha lanzado su versión 365 para el almacenamiento de documentos en la nube.
No fue desarrolla para uso diario, ya que debes instalar los programas en el computador, pero si para subir documentos y poder tener su acceso desde cualquier lugar.
OfficeLens – Servicio en la nube para gestión de documentos
Esta aplicación se relaciona con Microsoft 365. Puede ser instalada en tu móvil y permite el escaneo de documentos desde la cámara del mismo móvil o tablet y almacenarlos en tu cuenta de Google Drive o Microsoft.
WeTransfer – Transferencia de archivos en la nube
No es una herramienta como tal en la nube. Nos permite enviar archivos que no pueden ser enviados por el email por su gran tamaño.
Es de mucha utilidad cuando necesitas tener disponible uno de esos documentos fuera de tu área de trabajo ya que su almacenamiento permanece activo por 14 días continuos.
Una vez transcurridos los 14 días el documento dejará de estar disponible. Así que utilízalo en ocasiones especificas. Cabe destacar que no es una herramienta muy segura, tienes que tener cuidado con la confiabilidad.
La nube como herramienta de gestión de diseño
No solo puedes crear y guardar documentos en la nube. También existen algunas herramientas para el diseño online que te pueden ser de gran utilidad.
No creas que son herramientas tan completas como las que pueden ser instaladas en tu computador, pero te pueden ayudar a salir de un apuro. Estas herramientas son muy sencillas de utilizar. Algunas de ellas son:
Adobe Spark – Servicio en la nube ideal para diseñadores
Es una herramienta que aunque esta limitada te ayuda a generar gráficos con buen acabado y de forma rápida.
Permita trabajar de forma directa en formatos que son compatibles con redes sociales o email de marketing pero lo más importante es que es muy sencilla de utilizar.
AutoDraw – Para lo más exigentes
Es otra de las herramienta que google nos facilita para el trabajo online. Nos permite trabaja con dibujos, croquis o esquemas y explicar algo de manera visual rápidamente. Esta herramienta la podemos encontrar dentro de Google Drive.
GeniaL.ly – El mejor almacenamiento de presentaciones en la nube
Es una herramienta muy útil para la realización de presentaciones interactivas y tenerlas a la mano o simplemente enviarla a tu grupo de trabajo o un cliente en específico.
Con esta herramienta, tus presentaciones son almacenadas directamente dentro de tu cuenta y puedes acceder a ellas mediante un enlace.
La nube como herramienta de gestión de negocio
El estar de vacaciones no quiere decir que debes desatender tu empresa o grupo de trabajo.
Por ello, también existen aplicaciones en la nube que te permiten estar al día y conectarte donde quiera que estés.
Sage One – Servicio en la nube para gestión de negocio
Es una herramienta de facturación. Ella te permite controlar tus cuentas, proveedores, clientes y presupuestos. Mediante una vista rápida te indica por medio de un gráfico la situación actual de una empresa.
También puedes enviar desde aquí facturas y presupuestos directamente al email de la persona interesada. Así que olvídate de los libros de cuenta y de las carpetas virtuales. En esta herramienta encuentras todo centralizado y puedes tener acceso desde cualquier lugar.
Todoist – Organiza tu día con este servicio de gestión del tiempo en la nube
Es una herramienta que te permite trabajar de manera productiva y organizada con tu grupo de trabajo por internet.
Su función es llevar un control de las actividades pendientes de cada proyecto que estés realizando, quien tiene asignada cada una de ellas, se puede observar su evolución y lo que está pendiente.
Puedes estar totalmente al día con el trabajo y gestionarlo para continuar con su avance. Es muy útil ya que puede sincronizarse con tu móvil y tu computador. También coloca extensiones en el correo electrónico y en el navegador. De verdad que es bastante practico ¡Así que no dejes de probarlo!
Evernote – Centraliza todo en el cloud computing
Esta herramienta te permite centralizar todo el trabajo administrativo y de otra índole desde ella misma. Te permite tener organizado tanto la facturación como la documentación, las actividades y contactos.
Se puede decir que es una oficina pequeña dentro de una herramienta. Es de fácil acceso lo puedes hacer desde cualquier dispositivo y se sincroniza de manera rápida.
Así pues, debido a la evolución de las herramientas en la nube, se comienza a descentralizar el trabajo y las oficinas pueden estar en cualquier lugar. Pero hay que tener cuidado y si vas a trabajar desde otro lugar no te olvides de sincronizar todo antes de abandonar tu computador.